Onboarding e offboarding IT: checklist per account e dispositivi

L’onboarding e offboarding IT riguarda tutto ciò che serve quando una persona entra o lascia l’azienda: computer, account, autorizzazioni, applicazioni e passaggio delle informazioni. Una procedura condivisa evita che il nuovo collega resti fermo senza strumenti o che un accesso rimanga attivo dopo la fine della collaborazione.

Per una PMI non è necessario partire da un sistema complesso. Serve prima una checklist con attività, responsabili, autorizzazioni e verifica finale. La stessa logica è utile quando una persona cambia mansione e deve ricevere alcuni accessi, perdendone altri.

Chi deve avviare e approvare la richiesta?

Definisci chi comunica ingresso, cambio di ruolo e uscita, chi approva le risorse e chi esegue le operazioni tecniche. Una richiesta completa contiene la data effettiva, il responsabile aziendale, la mansione e gli strumenti necessari.

Separa l’approvazione dall’esecuzione: il tecnico può configurare una cartella, ma la decisione su chi possa leggere i suoi contenuti spetta al referente autorizzato. Evita istruzioni frammentate tra messaggi e telefonate; raccogli le decisioni in una richiesta tracciabile.

Onboarding IT: cosa predisporre prima del primo giorno

1. Prepara dispositivo e applicazioni

Associa il computer a un inventario, controlla configurazione e aggiornamenti e installa i programmi concordati. Verifica le licenze disponibili e gli accessori necessari: monitor, cuffie, stampanti o strumenti per lavorare fuori sede.

Prepara una prova pratica con le attività del ruolo: aprire il gestionale, accedere alla cartella corretta e usare gli strumenti di comunicazione. Questo rende il collaudo più utile di un semplice controllo di accensione.

2. Assegna account personali e permessi mirati

Preferisci account nominativi e autorizzazioni coerenti con il lavoro. Copiare tutti i permessi di un collega può trasferire anche accessi non necessari. Per ogni applicazione annota referente, ruolo assegnato e modalità di autenticazione.

Prevedi l’autenticazione a più fattori dove disponibile e una procedura di recupero gestita dall’azienda. Il NIST, nella guida MFA per le piccole imprese, richiama anche la necessità di rimuovere gli accessi quando cambiano le esigenze o termina il rapporto di lavoro.

3. Consegna istruzioni e riferimenti di assistenza

Spiega dove salvare i documenti, come chiedere supporto e a chi segnalare problemi di accesso. Consegna le credenziali iniziali attraverso il metodo concordato, senza inserirle nella checklist condivisa. Registra la consegna delle dotazioni e l’esito delle prove.

Un riferimento per il supporto IT agli utenti rende più semplice risolvere gli ostacoli dei primi giorni senza concedere autorizzazioni aggiuntive solo per aggirare un problema.

Offboarding IT: una sequenza per chiudere gli accessi

La chiusura deve essere coordinata con il referente aziendale e con la data effettiva di uscita. Prima di eliminare account o licenze, occorre stabilire quali informazioni devono restare disponibili e chi è autorizzato a riceverle.

1. Conferma perimetro e momento di esecuzione. Raccogli account, servizi esterni, dispositivi e accessi remoti associati alla persona.
2. Disabilita gli accessi previsti. Comprendi account centrali, applicazioni con accesso autonomo, VPN e portali dei fornitori, secondo le autorizzazioni ricevute.
3. Gestisci le sessioni aperte. Verifica le possibilità di revoca offerte dai singoli servizi e controlla l’esito.
4. Organizza il passaggio delle risorse di lavoro. Assegna proprietari a documenti, gruppi, attività e automazioni, usando deleghe appropriate.
5. Recupera le dotazioni. Registra computer, telefoni e accessori restituiti; prepara i dispositivi aziendali per il riutilizzo solo dopo le verifiche necessarie.
6. Chiudi la richiesta con una verifica. Documenta attività eseguite, eccezioni ancora aperte e persone incaricate di risolverle.

Per Microsoft 365, la procedura ufficiale per un ex dipendente distingue blocco degli accessi, gestione dei dati e successiva rimozione di licenze e account. L’ordine deve rispettare le esigenze di conservazione e continuità definite dall’azienda.

Perché cambiare la password può non bastare

Alcune applicazioni mantengono proprie sessioni e credenziali. La revoca nel sistema centrale di identità non equivale necessariamente alla chiusura immediata di ogni accesso. Microsoft descrive questa distinzione nella guida alla revoca degli accessi in Microsoft Entra ID.

Per questo l’inventario deve includere anche i servizi che non usano l’accesso centralizzato. Controlla inoltre eventuali credenziali condivise note alla persona e pianifica la loro sostituzione senza interrompere servizi o automazioni che le utilizzano. L’obiettivo nel tempo è ridurre le dipendenze da account personali per attività aziendali continuative.

Quali campi inserire nella checklist

Puoi partire da un documento semplice o da una richiesta di assistenza strutturata. Per ogni operazione usa almeno questi campi:

• Evento: ingresso, cambio di ruolo o uscita.
• Data prevista e referente che autorizza le attività.
• Account, applicazione o dispositivo interessato.
• Permesso da assegnare, modificare o rimuovere.
• Responsabile tecnico ed esito della verifica.
• Eccezioni, scadenza e referente della chiusura.

Non inserire password, codici di recupero o copie indiscriminate dei contenuti personali. La checklist serve a documentare le operazioni autorizzate e a rendere visibili le attività incomplete.

Domande frequenti sulla gestione del personale IT

La procedura serve anche per un collaboratore esterno?

Sì, se riceve accesso a sistemi o dati aziendali. È utile indicare fin dall’inizio un referente e la data di revisione o termine degli accessi.

Bisogna cancellare subito l’account di chi esce?

Non automaticamente. Blocco dell’accesso, conservazione delle informazioni e cancellazione sono attività diverse. Vanno pianificate secondo le istruzioni aziendali e le caratteristiche del servizio.

Cosa cambia quando una persona passa a un altro reparto?

Occorre riesaminare i permessi esistenti, rimuovere quelli non più necessari e approvare i nuovi. Aggiungere accessi senza revisionare i precedenti rende il controllo più difficile nel tempo.

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